Excel Tips

La saisie correcte des données dans une feuille de calcul  évite les problèmes ultérieurs et facilite l’utilisation des nombreux outils et fonctionnalités d’Excel, tels que les formules et les graphiques.

Ce didacticiel couvre les choses à faire et à ne pas faire pour saisir des données dans des tableurs tels qu’Excel, Google Sheets et Open Office Calc.

Présentation de la saisie de données Excel

Les feuilles de calcul Excel sont de puissants outils d’analyse qui stockent de grandes quantités de données. Assurez-vous que vos données sont affichées et analysées correctement en utilisant les meilleures pratiques Excel pour la saisie de données.

7 choses à faire et à ne pas faire de la saisie de données, que nous allons détailler sur plusieurs articles.

Voici les choses à faire et à ne pas faire lors de l’utilisation d’Excel :

• Planifiez votre feuille de calcul.
•   Ne laissez pas de lignes ou de colonnes vides lors de la saisie de données associées.
• Sauvegardez fréquemment et sauvegardez à deux endroits.
• N’utilisez pas de nombres comme en-têtes de colonnes et n’incluez pas d’unités avec les données.
• Utilisez des références de cellules et des plages nommées dans les formules.
•   Ne laissez pas les cellules contenant des formules déverrouillées.
• Triez vos données.

( Voir partie #02 )

( Voir partie #03 )

( Voir partie #04 )

Planifiez votre feuille de calcul

Lorsque vous saisissez des données dans Excel, il est conseillé de planifier avant de commencer à taper. Décidez comment la feuille de calcul sera utilisée, les données qu’elle contiendra et ce qui sera fait avec ces données. Ces décisions affectent considérablement la mise en page finale de la feuille de calcul.

Planifier avant de saisir permet de gagner du temps plus tard si la feuille de calcul doit être réorganisée pour la rendre plus efficace.

Voici quelques points à considérer lors de la planification de vos classeurs Excel :

• Quel est le but de la feuille de calcul ?
• Combien de données la feuille de calcul contiendra-t-elle ?
• Les graphiques sont-ils nécessaires ?
• La feuille de calcul sera-t-elle imprimée ?
• Quel est le but de la feuille de calcul?

Le but de la feuille de calcul

Il détermine l’emplacement des données, car les informations les plus critiques doivent être visibles et facilement accessibles. Si vos données nécessitent des calculs, les calculs déterminent quelles formules et fonctions sont nécessaires et où les formules doivent être saisies.

Quantité de données

La quantité de données que la feuille de calcul contiendra initialement et la quantité qui y sera ajoutée ultérieurement détermine le nombre de feuilles de calcul dont vous aurez besoin pour le classeur.

Voici quelques conseils :

• Ne dispersez pas trop vos données. Lorsque les données sont contenues dans plusieurs feuilles de calcul, des informations spécifiques peuvent être difficiles à trouver. En outre, les calculs qui s’étendent sur plusieurs feuilles de calcul ou classeurs affectent les performances d’Excel.
• Pour les grandes feuilles de calcul, affichez les totaux de colonnes significatifs au-dessus des en-têtes de colonne, plutôt qu’au bas de la feuille de calcul pour trouver rapidement des informations récapitulatives.

Les graphiques sont-ils nécessaires ?

Si tout ou partie des données sont utilisées dans un ou plusieurs graphiques, cela peut affecter la présentation des informations.

Suivez ces bonnes pratiques lorsque vous utilisez des graphiques :

• Selon le type de graphique, les données peuvent devoir être regroupées différemment. Par exemple, créez une zone récapitulative pour les graphiques à secteurs.
• Pour les feuilles de calcul volumineuses, déplacez les graphiques vers des pages distinctes afin que les feuilles de calcul ne soient pas encombrées de données et d’images.

La feuille de calcul sera-t-elle imprimée ?

La façon dont vous organisez les données dépend de la façon dont les données seront imprimées. Toutes les données seront-elles imprimées ou seulement certaines d’entre elles ? Les données seront-elles imprimées en format portrait ou paysage ?

Lorsque vous imprimez des feuilles de calcul, gardez ces conseils à l’esprit :

• Si la feuille de calcul est imprimée en mode portrait sur du papier de format lettre (8,5″ x 11″), placez la plupart des données en lignes sous quelques colonnes. De cette façon, les en-têtes sont visibles sur une seule feuille.
• Si la feuille de calcul est imprimée sur plusieurs feuilles, imprimez les en-têtes de colonne en haut de chaque page. Les en-têtes de colonnes donnent un aperçu des données et rendent les données plus accessibles et faciles à lire.
• Si plusieurs colonnes de données sont imprimées, utilisez la mise en page paysage pour conserver tous les titres sur une seule page. Encore une fois, si plusieurs feuilles sont nécessaires, imprimez les en-têtes de colonne en haut de chaque page.
• Si la feuille de calcul contient des graphiques, déplacez les graphiques vers une feuille distincte avant d’imprimer le classeur.

Pas de lignes ou de colonnes vides

Les lignes ou colonnes vides dans les tableaux de données ou les plages de données associées rendent difficile l’utilisation correcte de plusieurs fonctionnalités d’Excel telles que les graphiques, les tableaux croisés dynamiques et des fonctions spécifiques.

Même les cellules vides d’une ligne ou d’une colonne contenant des données peuvent causer des problèmes, comme illustré dans l’image ci-dessous.

Pas de lignes ou de colonnes vides dans les zones de données

L’absence d’espaces vides permet à Excel de détecter et de sélectionner les données associées lors de l’utilisation d’une gamme de fonctionnalités telles que le tri, le filtrage ou la somme automatique.

Lorsque vous souhaitez diviser les données pour en faciliter la lecture, utilisez des bordures ou formatez les en-têtes et les étiquettes. Utilisez des repères visuels tels que du texte en gras, des lignes et la couleur des cellules pour séparer et mettre en évidence les données.

Suivez ces conseils lorsque vous travaillez avec des données dans des lignes et des colonnes :

• Placez un titre descriptif en haut de la première colonne du tableau avec les données en dessous.
• S’il y a plus d’une série de données, énumérez-les l’une après l’autre dans des colonnes (de gauche à droite) avec le titre de chaque série de données en haut.

Séparez les données non liées

Bien qu’il soit essentiel de conserver les données liées ensemble, il est également utile de séparer des plages de données non liées. Laissez des colonnes ou des lignes vides entre différentes plages de données ou d’autres données sur la feuille de calcul afin qu’Excel sélectionne les plages ou les tableaux de données associés appropriés.

Enregistrez fréquemment

L’importance d’enregistrer votre travail fréquemment ne peut pas être surestimée ou déclarée trop souvent. Si vous utilisez une feuille de calcul Web telle que Google Sheets ou Excel Online, l’enregistrement n’est pas un problème. Ces programmes n’ont pas d’option de sauvegarde. Au lieu de cela, les feuilles de calcul sont enregistrées automatiquement sur votre compte cloud avec la fonction d’enregistrement automatique.

Si vous n’êtes pas sur le Cloud, enregistrez votre travail après deux ou trois modifications. Par exemple, enregistrez après avoir ajouté des données, mis en forme des en-têtes de colonne ou entré une formule. À tout le moins, enregistrez votre travail très régulièrement.

Même si la stabilité des ordinateurs et des logiciels informatiques s’est considérablement améliorée au fil du temps, les logiciels se bloquent toujours, des pannes de courant se produisent et d’autres personnes trébuchent parfois sur votre cordon d’alimentation et le débranchent de la prise murale. Et en cas d’accident, la perte de données augmente votre charge de travail à mesure que vous reconstituez ce que vous avez déjà fait.

Excel dispose d’une fonctionnalité d’enregistrement automatique, qui fonctionne généralement très bien, mais vous ne devriez pas vous y fier entièrement. Prenez l’habitude de sécuriser vos données avec des sauvegardes fréquentes.

Raccourci vers l’enregistrement

Vous n’avez pas besoin de déplacer la souris sur le ruban et de cliquer sur les icônes pour enregistrer votre travail. Au lieu de cela, prenez l’habitude d’enregistrer en utilisant la combinaison de raccourcis clavier. Lorsque vous souhaitez enregistrer votre feuille de calcul, appuyez sur Ctrl+S.

La suite dans un prochain article.

Excellement Vôtre

Philippe