Se servir d’Excel comme une base de données

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Excel base de données

Ce qu’il faut savoir
Entrez les données dans les cellules en colonnes et en lignes pour créer une base de données de base.
Si vous utilisez des en-têtes, saisissez-les dans la première cellule de chaque colonne.
Ne laissez aucune ligne vide dans la base de données.

Entrez les données

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Le format de base pour stocker des données dans une base de données Excel est un tableau. Une fois qu’un tableau a été créé, utilisez les outils de données d’Excel pour rechercher, trier et filtrer les enregistrements dans la base de données afin de trouver des informations spécifiques.

Pour suivre ce didacticiel, entrez les données telles qu’elles sont illustrées dans l’image ci-dessus.

Entrez les identifiants des étudiants rapidement

  1. Tapez les deux premiers ID, ST348-245 et ST348-246, dans les cellules A5 et A6, respectivement.
  2. Mettez en surbrillance les deux identifiants pour les sélectionner.
  3. Faites glisser la poignée de recopie vers la cellule A13.
  4. Les autres identifiants d’étudiant sont entrés correctement dans les cellules A6 à A13.

Saisir correctement les données

Lors de la saisie des données, il est important de s’assurer qu’elles sont saisies correctement. À part la ligne 2 entre le titre de la feuille de calcul et les en-têtes de colonne, ne laissez aucune autre ligne vide lors de la saisie de vos données. Assurez-vous également de ne laisser aucune cellule vide.

Les erreurs de données causées par une saisie incorrecte des données sont à l’origine de nombreux problèmes liés à la gestion des données. Si les données sont saisies correctement au départ, le programme est plus susceptible de vous donner les résultats souhaités.

Les lignes sont des enregistrements

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Chaque ligne de données d’une base de données est appelée enregistrement. Lors de la saisie des enregistrements, gardez ces directives à l’esprit :

  • Ne laissez aucune ligne vide dans le tableau. Cela inclut de ne pas laisser de ligne vide entre les en-têtes de colonne et la première ligne de données.
  • Un enregistrement doit contenir des données sur un seul élément spécifique.
  • Un enregistrement doit également contenir toutes les données de la base de données concernant cet élément. Il ne peut pas y avoir d’informations sur un élément dans plus d’une ligne.

Les colonnes sont des champs

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Alors que les lignes d’une base de données Excel sont appelées enregistrements, les colonnes sont appelées champs. Chaque colonne a besoin d’un en-tête pour identifier les données qu’elle contient. Ces en-têtes sont appelés noms de champs.

  • Les noms de champs sont utilisés pour garantir que les données de chaque enregistrement sont saisies dans le même ordre.
  • Les données d’une colonne doivent être saisies en utilisant le même format. Si vous commencez à saisir des nombres sous forme de chiffres (comme 10 ou 20), continuez. Ne changez pas à mi-chemin et commencez à saisir des nombres sous forme de mots (comme dix ou vingt). Soyez cohérent.
  • Le tableau ne doit contenir aucune colonne vide.

Créer la table

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Une fois les données saisies, elles peuvent être converties en tableau, ou table. Pour convertir des données dans un tableau :

  • Mettez en surbrillance les cellules A3 à E13 dans la feuille de calcul.
  • Sélectionnez l’onglet Accueil.
  • Sélectionnez Formater en tableau pour ouvrir le menu déroulant.
  • Choisissez l’option bleue Table Style Medium 9 pour ouvrir la boîte de dialogue.
  • Lorsque la boîte de dialogue est ouverte, les cellules A3 à E13 de la feuille de calcul sont entourées d’une ligne pointillée.
  • Si la ligne pointillée entoure la plage de cellules correcte, sélectionnez OK dans la boîte de dialogue.
  • Si la ligne pointillée n’entoure pas la plage de cellules correcte, mettez en surbrillance la plage correcte dans la feuille de calcul, puis sélectionnez OK dans la boîte de dialogue.
  • Des flèches déroulantes sont ajoutées à côté de chaque nom de champ et les lignes du tableau sont formatées en bleu clair et bleu foncé en alternance.

Utiliser les outils de base de données

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Une fois la base de données créée, utilisez les outils situés sous les flèches déroulantes à côté de chaque nom de champ pour trier ou filtrer vos données.

Trier les données

  • Sélectionnez la flèche déroulante à côté du champ Nom de famille.
  • Sélectionnez Trier de A à Z pour trier la base de données par ordre alphabétique.
  • Une fois trié, Graham J. est le premier enregistrement du tableau et Wilson R est le dernier.

Filtrer les données

  • Sélectionnez la flèche déroulante à côté du champ Programme.
  • Cochez la case en regard de Sélectionner tout pour décocher toutes les cases.
  • Cochez la case à côté de Business pour ajouter une coche à la case.
    Sélectionnez OK.
  • Seuls deux étudiants, G. Thompson et F. Smith sont visibles car ce sont les deux seuls étudiants inscrits au programme de commerce.
  • Pour afficher tous les enregistrements, sélectionnez la flèche déroulante à côté du champ Programme et sélectionnez Effacer le filtre dans « Programme ».

Développer la base de données

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Pour ajouter des enregistrements supplémentaires à votre base de données :

  • Placez le pointeur de votre souris sur le petit point dans le coin inférieur droit du tableau.
  • Le pointeur de la souris se transforme en une flèche à deux pointes.
  • Appuyez sur le bouton droit de la souris et maintenez-le enfoncé et faites glisser le pointeur vers le bas pour ajouter une ligne vide au bas de la base de données.
  • Ajoutez les données suivantes à cette nouvelle ligne :
    • Cellule A14 : ST348-255
    • Cellule B14 : Christophe
    • Cellule C14 : A.
    • Cellule D14 : 22
    • Cellule E14 : Sciences

Terminer le formatage de la base de données

  • ​Mettez en surbrillance les cellules A1 à E1 dans la feuille de calcul.
  • Sélectionnez Accueil.
  • Sélectionnez Fusionner et centrer pour centrer le titre.
  • Sélectionnez Couleur de remplissage pour ouvrir la liste déroulante des couleurs de remplissage.
  • Choisissez Bleu, Accent 1 dans la liste pour changer la couleur d’arrière-plan des cellules A1 à E1 en bleu foncé.
  • Sélectionnez Couleur de police pour ouvrir la liste déroulante des couleurs de police.
  • Choisissez Blanc dans la liste pour changer la couleur du texte dans les cellules A1 à E1 en blanc.
  • Mettez en surbrillance les cellules A2 à E2 dans la feuille de calcul.
  • Sélectionnez Couleur de remplissage pour ouvrir la liste déroulante des couleurs de remplissage.
  • Choisissez Bleu, Accent 1, Plus clair 80 dans la liste pour changer la couleur d’arrière-plan des cellules A2 à E2 en bleu clair.
  • Mettez en surbrillance les cellules A4 à E14 dans la feuille de calcul.
  • Sélectionnez Centre pour centrer le texte dans les cellules A14 à E14.

 

Fonctions base de données

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Vous pouvez également utiliser les fonctions de base de données ( elles existent depuis trèèèès longtemps ).

Menu Formules – Insérer fonction – base de données.

Vous avez accès à des fonctions de somme, moyenne, etc…. orientées base de données.

Sur l’exemple ci-dessus, je vous ai mis la syntaxe un peu particulière : attention, il faut mettre le nom de la colonne sur laquelle vont s’effectuer les calculs.

Voilà nous avons fait un bon tour sur le sujet.

Vous pouvez télécharger le fichier qui nous sert d’exemple en cliquant ICI

Excellemment Vôtre

Philippe.

 

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