Entrer des données avec Excel #04

Efficacité Excel tips

Excel Tips

La saisie correcte des données dans une feuille de calcul  évite les problèmes ultérieurs et facilite l’utilisation des nombreux outils et fonctionnalités d’Excel, tels que les formules et les graphiques. Ce didacticiel couvre les choses à faire et à ne pas faire pour saisir des données dans des tableurs tels qu’Excel, Google Sheets et Open Office Calc.

Suite Présentation de la saisie de données Excel

Les feuilles de calcul Excel sont de puissants outils d’analyse qui stockent de grandes quantités de données. Assurez-vous que vos données sont affichées et analysées correctement en utilisant les meilleures pratiques Excel pour la saisie de données.

7 choses à faire et à ne pas faire de la saisie de données, que nous allons détailler sur plusieurs articles.

( Voir Partie #01 )

( Voir Partie #02 )

( Voir Partie # 03 )

Triez vos données

Triez vos données une fois que vous avez fini de les saisir. Travailler avec de petites quantités de données non triées dans Excel ou Google Sheets n’est généralement pas un problème, mais à mesure que la feuille de calcul grossit, il devient difficile de l’utiliser efficacement.

Trier les données après leur saisie dans Excel
Les données triées sont plus faciles à comprendre et à analyser. Certaines fonctions et outils, tels que RECHERCHEV et SOUS-TOTAL, nécessitent des données triées pour renvoyer des résultats précis.

Triez également vos données de différentes manières pour repérer les tendances qui ne sont pas évidentes au début.

Sélectionnez les données à trier
Excel doit connaître la plage exacte que vous devez trier et identifie les zones de données associées s’il y en a .

Pas de lignes ou de colonnes vides dans une zone de données associées.

Excel détermine également si la zone de données a des noms de champ et exclut cette ligne du tri.

Cependant, permettre à Excel de sélectionner la plage de tri peut être risqué, en particulier avec de grandes quantités de données difficiles à vérifier.

Utiliser des noms pour sélectionner des données
Pour vous assurer que les données correctes sont sélectionnées, mettez la plage en surbrillance avant de commencer le tri. Si vous prévoyez de trier la même plage de données à plusieurs reprises, la meilleure approche consiste à lui donner un nom.

Lorsque vous triez une plage de données nommée, saisissez le nom dans la zone Nom ou sélectionnez-le dans la liste déroulante associée. Excel met automatiquement en surbrillance la plage de données correcte dans la feuille de calcul.

Tri des lignes et des colonnes masquées
Excel n’inclut pas les lignes et colonnes de données masquées lors du tri, ces lignes et colonnes doivent donc être affichées avant que le tri n’ait lieu. Par exemple, si la ligne 7 est masquée dans une plage de données qui sera triée, elle restera en tant que ligne 7 et ne sera pas déplacée à son emplacement correct dans les données triées.

Il en va de même pour les colonnes de données. Le tri par lignes implique la réorganisation des colonnes de données, mais si la colonne B est masquée avant le tri, elle restera en tant que colonne B après le tri.

 

Stocker des nombres sous forme de nombres

Vérifiez que tous les nombres sont formatés comme des nombres. Si les résultats ne correspondent pas à ce que vous attendiez, la colonne peut contenir des nombres stockés sous forme de texte et non sous forme de nombres. Par exemple, les nombres négatifs importés de certains systèmes comptables ou un nombre entré avec une apostrophe en tête (‘) sont stockés sous forme de texte.

Lorsque les données sont rapidement triées avec le bouton A-Z ou Z-A, les choses peuvent mal tourner. S’il y a une ligne ou des colonnes vides dans les données, certaines données seront triées et d’autres non. Le moyen le plus simple de s’assurer que vous avez sélectionné la bonne plage de données avant de trier est de lui donner un nom.

Si une seule cellule est sélectionnée, Excel étend la sélection à une plage délimitée par une ou plusieurs colonnes et lignes vides. Il examine ensuite la première ligne de la plage sélectionnée pour déterminer si elle contient ou non des informations d’en-tête.

Les en-têtes de colonnes doivent respecter des directives strictes avant qu’Excel ne les reconnaisse comme en-tête. Par exemple, s’il y a des cellules vides dans la ligne d’en-tête, Excel peut penser qu’il ne s’agit pas d’un en-tête. De même, si la ligne d’en-tête est formatée de la même manière que les autres lignes de la plage de données, Excel peut ne pas reconnaître l’en-tête. De plus, si une table de données se compose de texte et que la ligne d’en-tête ne contient que du texte, Excel ne reconnaîtra pas la ligne d’en-tête ; la ligne d’en-tête ressemble à une autre ligne de données dans Excel.

Excel trie uniquement une fois la plage sélectionnée et Excel détermine s’il existe une ligne d’en-tête. Les résultats du tri dépendent du fait qu’Excel ait obtenu à la fois la sélection de plage et la détermination de la ligne d’en-tête. Par exemple, si Excel ne pense pas qu’il existe une ligne d’en-tête, l’en-tête est trié dans le corps des données.

Si votre tableau de données utilise des en-têtes à plusieurs lignes, Excel peut avoir du mal à les reconnaître. Le problème est aggravé lorsque vous vous attendez à ce qu’Excel inclue des lignes vides dans cet en-tête ; il ne peut tout simplement pas le faire automatiquement. Vous pouvez cependant sélectionner les lignes à trier avant d’effectuer le tri. En d’autres termes, soyez précis dans ce que vous voulez qu’Excel trie ; ne laissez pas Excel faire les suppositions à votre place.

Stocker les dates et les heures sous forme de texte
Si les résultats du tri par date ne se produisent pas comme prévu, les données de la colonne contenant la clé de tri peuvent contenir des dates ou des heures stockées sous forme de données textuelles plutôt que de nombres (les dates et les heures sont des données numériques formatées).

Données mixtes et tris rapides
Lorsque vous utilisez la méthode de tri rapide avec des enregistrements contenant des données textuelles et numériques, Excel trie les données numériques et textuelles séparément, en plaçant les enregistrements contenant des données textuelles en bas de la liste triée.

Excel peut également inclure les en-têtes de colonne dans les résultats du tri, en les interprétant simplement comme une autre ligne de données de texte plutôt que comme les noms de champ de la table de données.

Trier les avertissements
Lors de l’utilisation de la boîte de dialogue Trier, même pour les tris sur une colonne, Excel peut afficher un avertissement indiquant qu’il a rencontré des données stockées sous forme de texte et propose ces options :

  • Triez tout ce qui ressemble à un nombre en tant que nombre.
  • Triez les nombres et les nombres stockés sous forme de texte séparément.

La première option place les données de texte à l’emplacement correct des résultats du tri. La deuxième option place les enregistrements contenant des données textuelles en bas des résultats du tri, comme c’est le cas avec les tris rapides.

Excellemment Vôtre

Philippe

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