Entrer des données avec Excel #02

Efficacité Excel tips

Excel Tips

La saisie correcte des données dans une feuille de calcul  évite les problèmes ultérieurs et facilite l’utilisation des nombreux outils et fonctionnalités d’Excel, tels que les formules et les graphiques. Ce didacticiel couvre les choses à faire et à ne pas faire pour saisir des données dans des tableurs tels qu’Excel, Google Sheets et Open Office Calc.

Suite Présentation de la saisie de données Excel

Les feuilles de calcul Excel sont de puissants outils d’analyse qui stockent de grandes quantités de données. Assurez-vous que vos données sont affichées et analysées correctement en utilisant les meilleures pratiques Excel pour la saisie de données.

7 choses à faire et à ne pas faire de la saisie de données, que nous allons détailler sur plusieurs articles.

( Voir Partie #01 )

( Voir Partie #03 )

( Voir Partie #04 )

Enregistrez fréquemment

L’importance d’enregistrer votre travail fréquemment ne peut pas être surestimée ou déclarée trop souvent. Si vous utilisez une feuille de calcul Web telle que Google Sheets ou Excel Online, l’enregistrement n’est pas un problème. Ces programmes n’ont pas d’option de sauvegarde. Au lieu de cela, les feuilles de calcul sont enregistrées automatiquement sur votre compte cloud avec la fonction d’enregistrement automatique.

Si vous n’êtes pas sur le Cloud, enregistrez votre travail après deux ou trois modifications. Par exemple, enregistrez après avoir ajouté des données, mis en forme des en-têtes de colonne ou entré une formule. À tout le moins, enregistrez votre travail très régulièrement.

Même si la stabilité des ordinateurs et des logiciels informatiques s’est considérablement améliorée au fil du temps, les logiciels se bloquent toujours, des pannes de courant se produisent et d’autres personnes trébuchent parfois sur votre cordon d’alimentation et le débranchent de la prise murale. Et en cas d’accident, la perte de données augmente votre charge de travail à mesure que vous reconstituez ce que vous avez déjà fait.

Excel dispose d’une fonctionnalité d’enregistrement automatique, qui fonctionne généralement très bien, mais vous ne devriez pas vous y fier entièrement. Prenez l’habitude de sécuriser vos données avec des sauvegardes fréquentes.

Raccourci vers l’enregistrement

Vous n’avez pas besoin de déplacer la souris sur le ruban et de cliquer sur les icônes pour enregistrer votre travail. Au lieu de cela, prenez l’habitude d’enregistrer en utilisant la combinaison de raccourcis clavier. Lorsque vous souhaitez enregistrer votre feuille de calcul, appuyez sur Ctrl+S.

Sauvegardez dans deux espaces différents

Il est également important de sauvegarder vos données dans deux emplacements différents. Le deuxième emplacement est une sauvegarde. La meilleure sauvegarde est celle qui se trouve dans un emplacement physique différent de l’original.

Lorsque vous enregistrez une copie de sauvegarde de vos classeurs, envisagez d’enregistrer des fichiers sur votre compte cloud. Lorsque les classeurs sont stockés sur votre ordinateur et dans le cloud, vous aurez non seulement une copie de sauvegarde dans le cloud, mais le cloud est conçu avec des sauvegardes redondantes, ce qui signifie que vos données sont stockées sur plusieurs serveurs.

Sauvegardes basées sur le cloud

Encore une fois, faire une sauvegarde ne doit pas être une tâche fastidieuse.

Si la sécurité n’est pas un problème, par exemple si la feuille de calcul est une liste de vos DVD, il suffit probablement de vous en envoyer une copie par e-mail. Si la sécurité est un problème, le stockage en Cloud est une option.

Dans le cas des feuilles de calcul en ligne, les propriétaires du programme sauvegardent leurs serveurs, et cela inclut toutes les données utilisateur. Mais pour être sûr, téléchargez une copie du fichier sur votre ordinateur.

Pas de nombres comme en-têtes de colonnes et pas d’unités dans les données

Utilisez des en-têtes en haut des colonnes et au début des lignes pour identifier vos données, les en-têtes simplifient les opérations telles que le tri. Mais n’utilisez pas de chiffres tels que 2020, 2021, etc., comme titres.

N’utilisez pas de nombres pour les en-têtes de colonnes ou de lignes.
Les en-têtes de colonnes et de lignes qui sont des nombres peuvent être inclus par inadvertance dans les calculs. Si vos formules contiennent des fonctions qui sélectionnent automatiquement la plage de données pour l’argument de la fonction, telles que la somme automatique, les nombres dans les en-têtes de colonne poseront un problème.

En règle générale, ces fonctions recherchent d’abord des colonnes de nombres, puis une ligne de nombres vers la gauche. Tous les titres qui sont des nombres seront inclus dans la plage sélectionnée.

Les nombres utilisés comme en-têtes de ligne peuvent être confondus avec une autre série de données s’ils sont sélectionnés dans le cadre d’une plage pour un graphique plutôt que comme étiquettes d’axes.

Mettez en forme les nombres dans les cellules d’en-tête sous forme de texte ou créez des étiquettes de texte en faisant précéder chaque nombre d’une apostrophe ( ‘ ) telle que ‘2020 et ‘2021. L’apostrophe ne s’affiche pas dans la cellule, mais elle change le nombre en données textuelles.

Conserver les unités dans les en-têtes
N’entrez pas de devise, de température, de distance ou d’autres unités dans chaque cellule avec les données numériques. Si vous le faites, il est possible qu’Excel ou Google Sheets affiche toutes vos données sous forme de texte.

Au lieu de cela, placez des unités dans les en-têtes en haut de la colonne pour vous assurer que ces en-têtes sont au format texte et ne créeront pas de problème.

Texte à gauche, chiffres à droite
Un moyen rapide de savoir si vous avez des données textuelles ou numériques consiste à vérifier l’alignement des données dans une cellule. Par défaut, les données textuelles sont alignées à gauche dans Excel et Google Sheets, et les données numériques sont alignées à droite dans une cellule.

Bien que cet alignement par défaut puisse être modifié, le formatage doit être appliqué après la saisie de toutes les données et formules. L’alignement par défaut vous indique si les données sont correctement formatées dans la feuille de calcul.

Symboles de pourcentage et de devise
La meilleure pratique pour saisir des données dans une feuille de calcul consiste à saisir le nombre brut, puis à formater la cellule pour afficher le nombre correctement, par exemple sous forme de pourcentage ou de devise.

Excel et Google Sheets reconnaissent les symboles de pourcentage qui sont saisis dans une cellule avec le nombre. Ces applications acceptent également les symboles monétaires courants, tels que le signe dollar ($), le signe Euro (€) ou le symbole de la livre sterling (£) si vous les saisissez dans une cellule avec des données numériques, mais d’autres symboles monétaires, tels que le rand sud-africain (R) , sont interprétés comme du texte.

Pour éviter les problèmes potentiels, entrez le montant, puis formatez la cellule pour la devise plutôt que de taper le symbole de la devise dans la cellule.

La suite dans un prochain article.

Excellemment Vôtre

Philippe.

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