Entrer des données avec Excel #03

Efficacité Excel tips

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La saisie correcte des données dans une feuille de calcul  évite les problèmes ultérieurs et facilite l’utilisation des nombreux outils et fonctionnalités d’Excel, tels que les formules et les graphiques. Ce didacticiel couvre les choses à faire et à ne pas faire pour saisir des données dans des tableurs tels qu’Excel, Google Sheets et Open Office Calc.

Suite Présentation de la saisie de données Excel

Les feuilles de calcul Excel sont de puissants outils d’analyse qui stockent de grandes quantités de données. Assurez-vous que vos données sont affichées et analysées correctement en utilisant les meilleures pratiques Excel pour la saisie de données.

7 choses à faire et à ne pas faire de la saisie de données, que nous allons détailler sur plusieurs articles.

( Voir Partie #01 )

( Voir Partie #02 )

( Voir Partie #04 )

Utilisez des références de cellule et des plages nommées dans les formules

Les références de cellule et les plages nommées peuvent être et doivent être utilisées dans les formules pour que les formules et l’ensemble de la feuille de calcul soient exempts d’erreurs et à jour.

Les références de cellule sont une combinaison de la lettre de colonne et du numéro de ligne d’une cellule, comme A1, B23 et W987. Les références de cellule identifient l’emplacement des données dans une feuille de calcul.

Une plage nommée ou un nom défini est similaire à une référence de cellule dans la mesure où il est utilisé pour identifier une cellule ou une plage de cellules dans une feuille de calcul.

Référencer des données dans des formules
Les formules sont utilisées dans Excel pour effectuer des calculs tels que l’addition ou la soustraction.

Si les nombres réels sont dans des formules telles que :

= 5 + 3
Chaque fois que les données changent, vous devez modifier la formule. Donc si les nouveaux nombres sont 7 et 6, la formule devient :

= 7 + 6
Sinon, si vous entrez les données dans les cellules de la feuille de calcul, utilisez des références de cellules ou des noms de plage dans la formule plutôt que les nombres.

Si vous entrez le nombre 5 dans la cellule A1 et 3 dans la cellule A2, la formule devient :

= A1 + A2
Pour mettre à jour les données, vous allez modifier le contenu des cellules A1 et A2, mais conserver la formule telle qu’elle est. Excel met automatiquement à jour les résultats de la formule.

Cette méthode est utile lorsque la feuille de calcul contient des formules complexes et lorsque plusieurs formules font référence aux mêmes données. Ensuite, vous ne modifierez les données qu’à un seul emplacement, ce qui mettra à jour les formules qui les référencent.

Les références de cellules et les plages nommées rendent également les feuilles de calcul plus sûres en protégeant les formules des modifications accidentelles tout en laissant les cellules de données qui changent accessibles.

Pointer sur les données

Une autre caractéristique d’Excel et de Google Sheets est que les références de cellules ou les noms de plage peuvent être entrés dans des formules à l’aide du pointage, ce qui implique de cliquer sur une cellule pour entrer la référence dans la formule. Le pointage réduit la possibilité d’erreurs causées par la saisie d’une mauvaise référence de cellule ou l’orthographe d’un nom de plage.

Utiliser des plages nommées pour sélectionner des données
Donner un nom à une zone de données associées facilite la sélection des données qui seront triées ou filtrées.

Si la taille d’une zone de données change, modifiez la plage nommée avec le gestionnaire de noms.

Pas de cellules contenant des formules déverrouillées

Après avoir passé tant de temps à corriger leurs formules et à utiliser les bonnes références de cellules, de nombreuses personnes commettent l’erreur de laisser ces formules vulnérables aux modifications accidentelles ou involontaires.

Verrouillez les cellules contenant vos formules si vous utilisez des références de cellules ou des plages nommées. Si nécessaire, protégez les cellules par mot de passe pour les garder en sécurité.

Verrouillage des cellules et protection des formules de feuille de calcul dans Excel
Dans le même temps, laissez les cellules contenant les données déverrouillées afin que les utilisateurs puissent saisir les modifications et maintenir la feuille de calcul à jour.

Protéger une feuille de calcul ou un classeur est un processus en deux étapes :

  • Assurez-vous que les bonnes cellules sont verrouillées.
  • Protégez la feuille de calcul en ajoutant un mot de passe.

La suite dans un prochain article.

Excellemment Vôtre

Philippe.

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