La clé de la gestion du temps consiste à faire très attention à ce qui se trouve sur votre liste de tâches et votre calendrier.
- Comment les personnes productives protègent elles leur temps ?
- Comment sont-elles vigilantes à l’égard de leur temps ?
- Que font-elles pour s’assurer que les projets sur lesquels elles travaillent atteignent leurs objectifs ?
Les gens sont vigilants quant à ce qui figure sur leur liste de choses à faire et leur calendrier.
Nous ne disposons que de 24 heures ou 1 440 minutes dans une journée.
Les personnes productives font donc un effort conscient dans leur processus de décision pour en faire plus que les autres.
Elles savent quand dire « oui » aux demandes et ne les acceptent que judicieusement. Elles savent ce qu’il y a dans leur assiette et où se trouvent les opportunités. Elles savent que leur temps est précieux, aussi ont-elles mis en place un système pour s’assurer qu’il s’aligne sur leurs priorités. Ils sont maîtres de leur liste de choses à faire et de leur calendrier.
Pour protéger votre temps, voici cinq questions à vous poser lorsque vous recevez une demande.
Sommaire
1. Cette personne figure-t-elle en bonne place sur ma liste de priorités relationnelles ?
Vous êtes plus susceptible de dire « oui » à une demande qui vient de votre patron ou de votre responsable. Ou si la demande vient directement de votre directeur général. Vous êtes plus susceptible de placer une demande de votre patron, de votre conjoint et d’un membre de votre famille plus haut sur la liste.
Pour certaines personnes, cela peut être subconscient. Les personnes les plus productives en font une décision consciente. Tous les membres de votre entourage ne sont pas égaux. Vous devez créer une hiérarchie ou une liste de priorités pour vos relations. La personne qui fait la demande est très importante pour déterminer le « poids » que vous accordez à la demande.
2. Cette demande correspond-elle à ma vision ?
Si vous avez dressé la carte de votre vie professionnelle et personnelle, vous devez savoir ce qui mérite votre temps en fonction de votre vision de ce que vous voulez dans la vie. Lorsque vous savez où vous allez avec votre plan flexible pour votre carrière et votre vie, vous savez si la demande s’aligne sur votre feuille de route.
Il y aura des changements dans votre vision de la vie et de la carrière, mais vous devriez au moins avoir un cadre pour la direction que vous voulez prendre. Vous devriez avoir des objectifs mensuels, trimestriels et annuels. La demande s’inscrit-elle dans ces plans ? Si non, il est plus facile de dire non à la demande.
3. Cette demande peut-elle être déléguée ?
Certaines demandes conviennent mieux à quelqu’un d’autre. Plus vous vieillissez et plus vous êtes avancé dans votre carrière, plus vous dépendez de la délégation. Certaines demandes sont de meilleures opportunités pour vos collègues afin qu’ils puissent développer leurs carrières et leurs compétences.
Si vous êtes un leader ou un futur leader, vos collègues veulent travailler avec des personnes qui ont une mentalité de croissance et qui valorisent le développement personnel. Si vous savez ce que vous voulez dans votre carrière et votre vie et si vous savez à quoi ressemble le succès, vous pouvez déléguer efficacement les demandes.
4. S’agit-il d’une demande de qualité ?
Il est essentiel de passer au crible la demande que vous recevez pour voir si la personne a réfléchi elle-même à sa demande. Souvent, les demandes reçues peuvent représenter plus ou moins de travail que ce qui avait été initialement prévu.
Si la demande n’est pas de qualité, il est facile de dire « non » ou de repousser la demande. En demandant plus d’informations, vous ne dites pas « non » ou « oui » à la demande mais vous obtenez des détails qui vous aideront à déterminer si elle correspond à vos priorités et à votre vision. En vous assurant que le demandeur est parfaitement clair dans sa demande, vous et lui gagnerez du temps, maintenant et à long terme.
5. Cette demande s’inscrit-elle dans ma liste de priorités quotidiennes ?
Il est fort probable que votre liste de tâches quotidiennes soit longue et que votre agenda soit bien rempli. Si vous acceptez une nouvelle demande, vous devrez jongler avec tout ce qui se trouve dans votre assiette. En réorganisant vos priorités chaque jour, vous pouvez savoir ce que vous devez faire ce jour-là.
La réorganisation des priorités est un élément essentiel de la productivité. Ne soyez pas une personne occupée, soyez une personne productive. Lorsqu’une demande vous parvient, demandez-vous où elle se situe dans votre liste de priorités quotidiennes.
En résumé
Pour protéger votre temps précieux, vous devez vous poser les questions suivantes.
- Cette personne figure-t-elle en bonne place sur ma liste de priorités relationnelles ?
- Cette demande correspond-elle à ma vision ?
- Cette demande peut-elle être déléguée ?
- S’agit-il d’une demande de qualité ?
- Cette demande figure-t-elle sur ma liste de priorités quotidiennes ?
Si vous répondez « oui » à l’une de ces questions, vous devez l’ajouter à votre liste de tâches et à votre calendrier.
Si la réponse est « non », alors vous pouvez dire « non » sans brûler les ponts.
La gestion du temps tient compte du fait que lorsque vous dites « oui » à quelque chose, vous dites « non » à autre chose. Si vous adoptez un esprit critique pour chaque demande, vous serez en mesure de préserver votre temps.
